Contar con un plan anual establece el roadmap para el próximo año en función de los aprendizajes y resultados del año en curso. Pero también es más que eso: el plan anual puede ser un mecanismo para desarrollar la creatividad. Es un proceso muy valioso que, cuando se hace correctamente, generará un camino que inspirará, establecerá ciertos límites y mantendrá el crecimiento de tu startup en marcha.
El objetivo de esta nota no es crear un proceso 100% estandarizado, sino proporcionar un marco para que cada founder encuentre su propio camino de planificación anual, que funcione para su negocio, según la etapa en la que se encuentre, el tamaño y la situación particular.
Principios de la planificación anual
En primer lugar, hay una serie de principios que deben ser tenidos en cuenta a la hora de planificar un presupuesto, sin importar el tipo de negocio que tengas:
1.La planificación financiera es un esfuerzo de toda la empresa.
El plan financiero sienta las bases de un propósito común.
Todos los colaboradores son propietarios de él, tanto a nivel operativo como desde la dirección de la compañía.
Se debe debatir mientras se construye y comprometerse con su cumplimiento al 100% una vez definido.
2. Desafía al negocio a hacer más con menos.
La planificación debería impulsar al equipo a ser más creativo e ingenioso.
La intención es buscar ser agresivos en cuanto a las proyecciones de crecimiento pero con metas alcanzables.
3. Establece límites.
Orienta las decisiones y ayuda a definir prioridades.
4. Toma decisiones sostenibles.
Es una guía para tomar decisiones a largo plazo, basadas en una lectura de la experiencia previa.
5. La incertidumbre no es una excusa.
El riesgo es inherente. Ante la incertidumbre, propone planes de mitigación de riesgos.
¿Quién define y lidera la gestión del presupuesto?
En los estadíos iniciales de una startup, definir el presupuesto es generalmente una tarea que lideran los founders. A medida que la empresa crece, los founders comienzan a delegarla en las diferentes áreas, encargadas de gestionar sus presupuestos predeterminados.
Actores clave en la gestión del presupuesto:
Una estructura típica consiste en tres capas: líderes directivos (dirección de la compañía), líderes de área (Heads & Gerentes) y colaboradores de cada área. Mientras en los niveles directivos se establecen los objetivos como por ejemplo, los ingresos esperados; en los niveles operativos aumenta el grado de detalles de métricas.
Visión compartida y establecimiento de objetivos
Alinear la visión de los líderes es el primer paso para crear un plan anual. Es necesario que el leadership team esté estrechamente alineado con la proyección de la compañía y la definición de las ganancias y pérdidas en el transcurso de los próximos años.
Este proceso es conocido como ‘planificación a largo plazo’ y actuará como la base de tu plan anual.
Planificación estratégica VS planificación anual
La planificación anual será una síntesis de la planificación a largo plazo, traducida en objetivos concretos que deberán cumplirse en el próximo año. Estos objetivos a menudo se establecen como parte del proceso de planificación estratégica.
Aunque están muy entrelazadas, la planificación anual y la planificación estratégica son procesos distintos. La planificación estratégica suele ser un primer paso en el proceso anual, mediante la cuál se establecen los OKRs generales de la empresa y sus dependencias. La alineación de objetivos a través del proceso de planificación estratégica proporciona la base necesaria para desarrollar un plan específico en lo que se refiere a los aspectos financieros de la empresa.
Traducir objetivos en presupuestos
Una vez que los objetivos de la compañía fueron definidos, las finanzas traducirán estos objetivos en medidas fiscales, que informarán el presupuesto operativo necesario para cada área.
Los objetivos (KPIs) están basados en las metas de tu plan anual y el estadío de tu startup.
Fijación de objetivos
Ganancias: los objetivos de ingresos son la columna vertebral del plan anual. La meta es, en última instancia, determinar qué es necesario para lograr los objetivos de ingresos que se han establecido en el plan anual.
Equipo: los gastos relacionados con los empleados probablemente estarán entre sus mayores gastos y, en consecuencia, requerirá la mayor cantidad de tiempo y atención.
Presupuesto de gastos: compartir el presupuesto de gastos con los líderes pretende ser un punto de partida, estos presupuestos iniciales luego se refinarán en función de las prioridades de cada área.
Resolución del presupuesto anual
Durante la fase de resolución de la planificación anual, deberás involucrar a todas las áreas, compartir el presupuesto y los objetivos a nivel empresarial que se hayan establecido durante las fases anteriores. Cada área cuenta con expertos en su campo y, por lo tanto, están mejor equipados para resolver dentro de sus presupuestos e identificar riesgos y oportunidades. Los líderes y el equipo deberían crear modelos ascendentes para poner a prueba los recursos asignados para identificar cualquier riesgo u oportunidad.
En esta etapa, se debe dar a cada área la oportunidad de solicitar ajustes presupuestarios mediante un proceso establecido. Los stakeholders a nivel directivo en coordinación con finanzas, deben revisar, priorizar y aceptar o rechazar las solicitudes según sea necesario.
Desde CFOStartup ayudamos a los founders a evaluar sus necesidades financieras y construir el budget para todas las áreas de la startup. Trabajamos codo a codo; para entender su modelo de negocio, áreas estratégicas, operacionales y de estructura para comprender sus objetivos y necesidades financieras de corto, mediano y largo plazo.
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