Durante el armado del presupuesto de una empresa, suele haber algunos conceptos que se nos pasan por alto y que luego, en el control mensual, a medida que avanza el año, nos sorprenden con desvíos importantes.
Algunos de estos conceptos son:
- Costos por servicios deficientes: este tipo de costos ocurre cuando hay que reprocesar trabajos por deficiencias en el producto o servicio. Uno no prevé costos por ineficiencias y suelen ser altos cuando de reprocesos se trata.
- Costos por rotación de personal: la rotación de personal lleva aparejada una curva de aprendizaje que afecta el rendimiento de producción. Tanto la salida de la empresa como el cambio de tareas dentro de la misma hacen que afecte la productividad y por ende tengamos costos mayores o menor revenue si se trata de un servicio valuado en horas hombre.
- Costos de papelería: hoy día muchas empresas han adoptado el concepto paperless, donde la mayoría de los papeles requeridos para la gestión se alojan en el cloud, sin embargo, hay todavía mucho papelerío en sectores como Administración & Finanzas o Recursos Humanos. Estos costos de papelería, impresiones, archivo y gestión de los mismos suele ser un costo oculto en el momento de armar el presupuesto.
- Costos de logística: a menos que sea una empresa del rubro logística, los costos asociados a la logística (interna y externa) muchas veces no están considerados en el armado del presupuesto y suelen ser altos.
- Mantenimiento mal planificado: muchas veces no se contemplan los gastos por mantenimiento o imprevistos edilicios que requieren inversiones a lo largo del año. Esto afecta muchas veces el presupuesto, ya que son erogaciones que no se pueden posponer, y si están mal o no están presupuestadas, suelen generar desvíos importantes.
- Costos financieros: este es uno de los costos ocultos más representativos cuando uno no prevé cobranzas fuera de término, intereses por financiación con AFIP, o planes de pago de cargas y aportes. Muchas veces no se tienen en cuenta y suelen ser altos, afectando el presupuesto económico y más que nada el financiero.
- Obsolescencia de equipos: estos son costos ocultos muy difíciles de medir. Por ejemplo, con equipos obsoletos tengo mayor consumo de energía y eso me lleva a tener menos eficiencia energética. Es importante hacer el análisis de la inversión en los equipos versus el consumo de energía para ver si es conveniente una renovación programada de los mismos.
- Mala comunicación: este tipo de costos es más subjetivo, pero no deja de generar altos costos adicionales cuando se pierde tiempo en la interpretación en lo que realmente quería el cliente.
- Licencias (uso de software legal): cuando se contempla el ingreso de recursos a la empresa, pero no se contemplan las licencias de software legal asociadas a cada nuevo ingreso, tenemos un costo oculto en el momento de la regularización de las mismas. Esto ocurre cuando la empresa está en un rubro donde se crece muy rápidamente y el crecimiento no se acompaña con los cálculos necesarios asociados a la infraestructura de soporte.
Juan Carlos Muñoz Zanella
